Avez-vous déjà entendu parler du Flex Office ? Rebaptisé « Sans Bureaux Fixes » ce nouveau mode de travail fait parler de lui aussi bien dans les grandes entreprises que dans les start-ups. Alors, tendance de fond ou effet de mode ? On vous dit tout sur les bureaux partagés.

Le Flex Office, qu’est-ce que c’est ?

Le Flex Office représente l’absence d’attribution d’un poste de travail fixe à un salarié. Dans une organisation classique, les salariés bénéficient d’un cadre fixe. Qu’il soit en open space ou dans un bureau fermé, cet aménagement était vécu comme rassurant et rigide. Désormais avec le Flex Office, l’espace est pensé en termes d’usage et non en termes d’organisation. C’est pourquoi, les salariés n’ont plus un seul espace dédié mais bien des espaces différents pour travailler. En fonction des besoins (appels téléphoniques, réunions, groupe de travail…), les collaborateurs peuvent se diriger vers les lieux qu’ils préfèrent. Espaces de co-working intérieur ou extérieur à l’entreprise, espace de travail  au sein même de l’entreprise ou domicile sont autant de lieux où le salarié peut travailler. Une organisation plus souple et dynamique correspond à des nouveaux modes de vie de plus en plus nomades.

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des salariés pratiquent le flex office en FRANCE*

les bénéfices DU Flex Office

Pour les salariés :

Avec la révolution digitale et le développement des nouvelles technologies, les collaborateurs sont de mieux en mieux équipés. Ils bénéficient désormais de matériel nomade qui leur permet de travailler partout. Les salariés sont également de plus en plus exigeants vis-à-vis de leur confort de travail. Ils souhaitent plus d’autonomie à l’égard de la gestion de leur temps et de leur équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Le Flex Office permet donc d’organiser son temps et son espace en fonction des besoins et des envies de chacun. Cela nécessite une relation de confiance entre les managers et les collaborateurs.

Pour les entreprises :

Le changement de comportement des salariés amène les entreprises à modifier les espaces de travail qu’elles proposent. Cette transformation améliore l’attractivité et l’image de l’entreprise dans une logique de marque employeur. De même, avec la hausse du coût de l’immobilier, le Flex Office optimise les espaces de travail. Par conséquent, cette nouvelle organisation réduit les coûts liés à l’exploitation du bâtiment.

L’impact du flex office sur l’organisation des bâtiments

Avec un nombre croissant d’acteurs et une organisation des bureaux transformée, les bâtiments sont désormais des écosystèmes complexes. C’est pourquoi, afin de réunir les informations de l’ensemble, les technologies du contrôle d’accès, du BIM et du système de gestion technique du bâtiment deviennent indispensables.

En effet, avec le Flex Office, l’exploitant doit pouvoir suivre les réservations des différents espaces afin d’ajuster les prestations (confort, entretien, maintenance…). Ces nouveaux agencements nécessitent donc de suivre le bon fonctionnement général du bâtiment. Avec le système de GTB, les données générées par l’occupation sont analysées et constitue une aide à la bonne compréhension du bâtiment. En effet, grâce au système de gestion technique du bâtiment, l’exploitant peut gérer les espaces de travail et agir rapidement en cas de nouvelle demande ou de dysfonctionnement des équipements.
Un gage de confort supplémentaire pour les occupants ! Sur ce sujet, retrouvez l’interview de Denis Bouvier : l’impact des nouveaux modes de travail sur la conception des bâtiments.

Les différentes études sur le sujet montrent que les générations n’accueillent pas le Flex Office de la même façon. C’est pourquoi, il est important de bien considérer l’histoire et les valeurs de l’entreprise.

Et vous, êtes-vous prêts à passer au Flex Office ? 

*Selon une étude Actinéo réalisée en 2017 : voir l’étude